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河南大学民生学院经费支出与零星采购管理办法(试行)



作者:  来源:财务部  时间:2019-01-18  责任编辑:王晓枫

第一章 总 则


  第一条 为进一步规范学院费用报销与零星采购工作,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国会计法》、《政府采购法》、《河南大学民生学院财务内部控制制度》及相关文件精神,制定本办法。

  第二条 本办法适用学院各项经费支出及单位价值低于5000元的设备、用具,维修用配件、低值易耗品、办公用品等物品采购。

  价值超过5000元的资产购置及费用支出,需按照《河南大学民生学院财务内部控制制度》规定进行三方询价或公开招标。

  第三条 学院实行公务卡管理,日常各项经费支出及零星物品采购使用学院公务卡结算,不再进行现金借支。


第二章 经费支出管理


  第四条 经费支出要规范透明,各部门须成立经费管理小组,有条件的至少由四人以上组成,加强经费开支透明度。

  第五条 财务报账人必须是业务经办人,谁支出谁报账,不允许上级代下级、老师代学生、机关部门代二级学院报账,非知情人不得代签经办人、验收人等。每项开支(差旅费除外)至少两人经办,经办人员不得长期固定。

  第六条 各部门应指定资产管理员、资料验收登记员、物品发放员,专门负责相关业务的办理。

  第七条 经费支出必须取得来源合法、内容真实、完整、合规的原始票据。

  (一)发票或行政事业单位收据抬头须为“河南大学民生学院”,加盖“发票专用章”。

  (二)发票内容不允许出现“礼品、烟、酒”字样,发票开据单位名称不允许出现“桑拿”、“足浴”、“休闲城”等类似娱乐字样。景点门票不允许报销。

  (三)购物发票上应列出明细,未列购物明细的(如填写“办公用品”、“文具”、“耗材”、“用品”、“图书”等),须附销售单位出具的盖有印章的有效销售清单。

  打印复印、图书资料购置均需附学院统一印制的各类开支清单(见附件1、附件2、附件3)。

  (四)非财政收据和白条不作为报销单据。对于野外考察实习、购买个人农副产品等特殊情况的收据,须附加盖购买部门公章的说明,并由两名以上的证明人签字确认。

  (五)丢失税务发票或财政票据的,需向出票单位取得存根联或记账联复印件,加盖出票单位财务专用章或发票专用章,并由当事人书面说明事由,经主管院领导、分管财务院领导及学院主要领导审批后方可报销。车票丢失不予报销。

  (六)确因情况特殊,需事先预付款项的支出,报销时凭发票联、消费清单、学院公务卡小票一起作为报销凭据。

  第八条 人员专项补贴的管理

  教职员工本职工作原则上不得发放补贴。确属高等院校传统补贴项目或临时性紧急专项工作,在党政联席会讨论通过后可发放适当补贴。补贴的发放应遵循以下原则:

  (一)区分本职工作(对应工资和绩效)与额外工作。

  (二)区分全员教职工都增加的工作量(对应年终奖励)与额外工作量。

  (三)高等院校传统补贴项目按照现有标准执行。

  (四)临时性紧急专项工作,一事一议,进行总额控制。相关部门应填制“河南大学民生学院人员专项补贴申请单”(见附件4),经过相关论证提交院党政联席会议研究批准后方可发放。

  第九条 现金支付

  按照国务院《现金管理暂行条例》等相关规定,以下业务可以采用现金结算方式:

  (一)发放给离退休人员及住院员工等的慰问金或其他抚恤救济性支出。

  (二)对确实不具备刷卡条件的乡镇、工矿区及农村地区发生的零星支出,须有经办人提供书面证明并由出票单位负责人签字和加盖单位公章。

  (三)零星的交通费、邮寄(快递)费等支出。

  第十条 银行转账(网银、支票)或学院公务卡支付

  (一)除本办法规定可以进行现金支付的事项外,其余开支均需通过银行转账(网银、支票)、学院公务卡结算。在报销票据时须提供学院公务卡支付小票、网银支付凭证。

  (二)发放教职工工资性支出、离退休人员离退休金、学生的奖助学金、外聘人员劳务酬金等须通过财务网银发放到个人银行卡。

  第十一条 结算报销时限

  定点记账购物或消费的,每两个月与定点商家结算报销一次。

  差旅费在出差人员返校后15天内到财务部报销。 购买一般物品,应在购买行为发生后15天内报销。学生活动费应在活动结束后15天内报销。

  购置仪器、设备等固定资产,从发票开具之日起15个工作日内办理完验收、登记、报销手续。

  第十二条以上业务如有学院公务卡垫支的,需在业务发生后一周内到财务部履行报销手续。

  因特殊情况不能在规定时限内报账的,须作出书面说明,报分管财务院领导审批后方可报销。


第三章 零星采购管理


  第十三条 零星采购采取先供货、后付款的采购方式,每次供货要提供货物清单,并有两名以上经办人签字。

  零星采购分为定点采购、单一来源采购等方式。

  定点采购是指集中选择符合条件的一家或多家供应商,并与其签订长期供货协议的采购方式。

  单一来源采购是指从某一特定供应商处采购物品的采购方式。

  第十四条 符合下列条件之一的,可采用单一来源方式采购:

  (一)两次询价只有一家供应商报价的;

  (二)只能从唯一供应商处采购的;

  (三)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商采购的;

  (四)必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购且采购资金总额不超过原采购合同金额10%的。

  第十五条 定点采购,按下列程序进行:

  (一)申请部门根据年度预算安排,提出采购申请,报分管院领导、主要领导审核同意。

  (二)资产管理中心根据采购情况组织采购小组,人员组成:申请部门1-2人、资产管理中心2人、技术部门1人、办公室1人。

  (三)采购小组进行市场调查,掌握拟购物品的性能、价格及附加优惠条件等,在民生学院网站进行网上招标公示三个工作日以上。

  (四)选定中标供应商

  采购小组主要从资质信誉、技术服务能力、工作业绩、售后服务、质量价格性价比等方面,采取打分、无记名投票等方式集体决策中标方。中标供应商可以是一家也可以是几家。

  (五)学院与中标供应商签订零星物品供货协议,供货协议有效期为一年。协议价格必须低于市场价,若经调查高于市场价10%以上,则即时取消其供货资格。

  (六)供应商提供假冒伪劣产品的、采取不正当手段诋毁或排挤其他供应商的、合同签订后不按照合同履行义务等行为的,经认定属实,在5年内取消参与学院零星采购项目的资格。

  第十六条 单一来源采购,按下列程序进行:

  (一)成立谈判小组。谈判小组由分管领导、资产管理中心(1人)、使用部门(1人)、技术部门(1人)、办公室(1人)组成。

  (二)谈判小组编制谈判文件。

  (三)谈判小组与供应商就价格、付款方式、售后服务、违约责任等条款进行谈判并形成谈判纪要,由谈判小组全体成员及供应商代表签字认可。如对供应商存有异议,应当另选其他供应商进行谈判。

  第十七条 采购货物入库或使用前,采购小组应组织相关人员进行验收。


第四章 物品的保管


  第十八条 零星物品的保管与采购应由2人以上分别担任,各司其职,不得由一人兼管。

  第十九条 库存零星物品的种类和数量要合理控制。常用、易耗、便于保管的物品可适量库存。

  第二十条 批量购入的办公用品应即时入库,物品采购员和仓库保管员要做好验收交接,在入库验收单上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量,并签字认可。

  第二十一条 定期进行设备、用品库存盘点,确保账实相符。


第五章 监督管理


  第二十二条 学院各部门在办理各项支出时,应精打细算,勤俭节约。经费审批严格遵守国家财经法规和学校的规章制度,坚持专款专用和经费开支标准,并对所审批经费内容的真实性、合理性、合法性负责。对于违反财经法规和财务制度的要承担相应责任。

  第二十三条 经费报销环节的每位签字人都有审核把关责任。各部门负责人、主管院领导、财务票据审核人、财务副院长、院长(书记)签字时都有责任审查、质疑开支的每个细节,对每笔签字负责。

  其中,各部门负责人及主管院领导要对经费开支的真实性、合规性负主要审核责任。财务票据审核人要对原始票据的真实性、合法性及经费预算执行情况负主要审核责任。财务副院长根据学院经费预算情况、资金运行情况、费用开支合理性进行审批;院长(书记)对每笔经费开支进行最后审核批准。

  第二十四条 学院纪检监察部门将不定期对所发生业务票据进行抽查,核实。有下列行为之一的,依法依规追究相关部门和人员责任:

  (一)弄虚作假报销不合规票据的;

  (二)与供应商串通提供虚假票据的;

  (三)泄露应当保密的情况和资料,或者与供应商串通损害学院合法权益的;

  (四)以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇的;

  (五)违反学院规定的其他相关情况的。


第六章 附 则


  第二十五条 本办法由学院财务部负责解释和修改。

  第二十六条 本办法自发布之日起实施,凡与本办法不一致的,以本办法为准。



河南大学民生学院

2019年1月15日 

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